Bir kongrede katılımcılar ulaşımı ancak aksadığında fark eder. Açılış oturumu başladığında salonun yarısı boşsa, sebebi genelde otel lobisinde gelmeyen servisi bekleyen bir gruptur. Kongre ve MICE transfer hizmetimiz bu görünmez işi üstleniyor: havalimanı gelişlerinden otel ile etkinlik alanı arasındaki mekik seferlerine, fuar günlerinden sosyal programın akşam ulaşımına kadar. EcrinVIP olarak Adana, Mersin ve Gaziantep’te toplantı, teşvik, kongre ve fuar organizasyonlarının kongre transferi ve fuar transferi ihtiyaçlarını tek bir plan altında yönetiyoruz.
Organizatör olarak sizin işiniz içerik, konuşmacılar ve katılımcı deneyimi. Kimin hangi araçla, hangi saatte, nereden nereye gideceği bizim işimiz.
Kongre ve MICE transferinde asıl mesele: doğru araç, doğru dalga
MICE ulaşımında en sık yapılan hata, katılımcı sayısına bakıp “şu kadar araç yeter” demek. Oysa belirleyici olan toplam kişi sayısı değil, aynı anda hareket eden kişi sayısı. Yüz kişilik bir toplantıda katılımcıların gün boyunca farklı uçuşlarla gelmesi ile hepsinin aynı sabah aynı otelden çıkması bambaşka iki operasyon demek.
Bu yüzden planlamaya “dalga” mantığıyla başlıyoruz. Çukurova Havalimanı ve Gaziantep Havalimanı gelişlerini uçuş saatlerine göre grupluyor, birbirine yakın inen katılımcıları aynı araçta topluyor, tek başına gelen konuşmacıya ayrı bir Vito ayırıyoruz. Etkinlik sabahı otelden çıkışlar ve akşam dönüşler de aynı mantıkla, yoğunluk saatlerine göre çizilen bir sefer planına bağlanıyor.
Araç karması da buna göre şekilleniyor: küçük gruplar ve konuşmacılar için Mercedes Vito VIP, orta ölçekli gruplar için VIP donanımlı Mercedes Sprinter, kalabalık hareketler için midibüs ve otobüs. Fiyat her zaman araç başı; dolayısıyla doğru dalga planı, doğrudan bütçenize yansıyor.
Katılımcı listesinden araç planına: MICE transfer nasıl kurulur?
- Organizatörden etkinlik programını, mekân ve otel bilgilerini ve tahmini katılımcı sayısını alıyoruz.
- Katılımcıların geliş ve dönüş uçuş bilgilerini içeren listeyi istiyoruz; liste kesinleşmemişse taslakla başlıyoruz.
- Gelişleri ve dönüşleri saat dilimlerine göre grupluyor, her dalga için araç tipi ve sayısını belirliyoruz.
- Otel–mekân mekik seferlerini oturum başlangıç ve bitiş saatlerine göre çiziyoruz.
- Araç başı fiyatlarla birlikte toplam operasyon teklifini organizatöre sunuyoruz.
- Etkinlikten önceki günlerde liste güncellemelerini işliyor, son planı tek bir dokümanda paylaşıyoruz.
- Etkinlik günlerinde tek bir koordinatörle sahada ve WhatsApp üzerinden canlı takip yapıyoruz.
Katılımcı listeleri kişisel bilgi içerir. Bu listeleri yalnızca transfer planlaması için kullanıyor, operasyon dışındaki kimseyle paylaşmıyoruz. Şoförlerimiz de sadece kendi seferlerindeki yolcuların isimlerini görüyor.
Fuar ve toplantı transferi: otel ile mekân arasındaki mekik seferleri
Fuar transferinde ritim farklı. Ziyaretçiler ve katılımcı firmalar sabah açılışa yetişmek ister, öğleden sonra dağınık biçimde ayrılır, akşam ise kapanışta yine yoğunluk oluşur. Bu yüzden fuar günlerinde sabit saatli mekiklerle esnek seferleri birlikte kullanıyoruz: sabah ve akşam sık aralıklı düzenli seferler, gün içinde ise talebe göre çalışan araçlar.
Toplantı transferinde ise belirleyici olan oturum saatleri. Oturum bitimine denk gelen bir sefer planı, katılımcıların lobide dakikalarca beklemesini önlüyor. Otel lobilerinde ve mekân çıkışlarında net bir buluşma noktası tanımlıyor, araçların nereden kalkacağını katılımcılara organizatör aracılığıyla önceden duyuruyoruz. Araçların ön camında etkinlik adını ya da sefer numarasını gösteren bir kart bulunması, katılımcının doğru araca binmesini kolaylaştırıyor; uluslararası etkinliklerde bu kartın İngilizce olması da küçük ama işe yarayan bir ayrıntı.
Bir de “son sefer” meselesi var. Akşam oturumu uzadığında ya da networking etkinliği geç bittiğinde son mekiği kaçıran küçük bir grup mutlaka çıkar. Bu ihtimal için planda bir yedek araç kapasitesi bırakmayı öneriyoruz; ihtiyaç doğduğunda koordinatörümüz onu devreye alıyor.
Konuşmacılar, VIP katılımcılar ve sosyal program ulaşımı
Her kongrede birkaç katılımcı farklı bir akışa ihtiyaç duyar: davetli konuşmacılar, sponsor temsilcileri, protokol misafirleri. Bu misafirler için grup mekikleri yerine ayrı Mercedes Vito VIP araçlar planlıyor, karşılamayı isim tabelasıyla yapıyoruz. Konuşmacının uçuşu rötar yaparsa ek ücret çıkmıyor; şoför yeni iniş saatine göre bekliyor ve biz de organizatörü konuşmacının tahmini varışı hakkında bilgilendiriyoruz.
Sosyal program, MICE ulaşımının ikinci yüzü. Gala yemeği, akşam resepsiyonu, şehir içi bir restoran ya da teşvik grubunun serbest gün etkinlikleri… Bu hareketler genellikle akşam saatlerinde ve tek seferde yapılıyor; yani kısa bir zaman diliminde yüksek kapasite gerekiyor. Dönüşü de en az gidiş kadar planlıyoruz, çünkü gecenin sonunda dağınık biçimde ayrılan katılımcıları toplamak, sabah onları getirmekten daha zor.
Teşvik gruplarında program genelde daha serbest akıyor: bir gün tamamen şehirde geçiyor, ertesi gün grup ikiye bölünüp farklı yerlere gidiyor. Araç planını bu esnekliğe göre her akşam ertesi gün için güncelliyoruz.
Etkinlik günü koordinasyon: rötar, değişiklik ve son dakika talepleri
Ne kadar iyi planlanırsa planlansın, etkinlik günü bir şeyler değişir. Uçuşlar rötar yapar, bir oturum uzar, bir katılımcı otel değiştirir. Bu değişiklikleri tek bir kanaldan yönetmek, herkesin birbirini aradığı bir karmaşayı önlüyor. Organizatör tarafında bir sorumlu, bizim tarafımızda bir koordinatör: bütün iletişim bu ikisi arasında akıyor. EcrinVIP koordinatörü etkinlik boyunca sahada ya da telefonun ucunda; organizatörün sorumlusu tek bir mesajla araç ekletebilir, sefer saatini kaydırabilir ya da bir katılımcının nerede olduğunu sorabilir.
Etkinlik günleri canlı tuttuğumuz bilgiler şunlar:
- Her aracın o anki konumu ve bir sonraki seferi.
- Gün içindeki gelişlerin güncel uçuş durumu.
- Oturum saatlerindeki değişiklikler ve buna göre kayan sefer saatleri.
- Son dakika eklenen ya da iptal edilen katılımcılar.
- Yedek araç kapasitesinin durumu.
- Gün sonunda gerçekleşen sefer sayısı; faturalamada mutabakat için.
Faturalama tarafında kurumsal fatura düzenliyor, düzenli etkinlik yapan organizatörler ve kurumlarla sözleşmeli çalışıyoruz. Ödeme havale ile yapılabiliyor; tekil transferlerde araçta nakit veya kart da mümkün.
Kongre ve MICE transferi hakkında sık sorulan sorular
Gaziantep’te kongre katılımcıları için havalimanı transferi nasıl organize edilir?
Katılımcıların uçuş listesini aldıktan sonra Gaziantep Havalimanı gelişlerini saat dilimlerine göre grupluyoruz. Birbirine yakın inen katılımcılar aynı Sprinter ya da midibüste, konuşmacılar ve VIP misafirler ayrı Vito araçlarda otele götürülüyor. Uçuşları takip ediyor, rötarda ek ücret almadan bekliyoruz. Liste değiştikçe planı güncelliyor ve organizatöre son hâlini iletiyoruz.
Fuar transferi için kaç araç gerekir?
Belirleyici olan toplam katılımcı sayısı değil, aynı anda hareket eden kişi sayısı. Sabah açılış ve akşam kapanış saatlerinde yoğunluk artarken gün içinde talep dağınık seyrediyor. Fuar programını, otel listesini ve tahmini ziyaretçi akışını paylaştığınızda size araç tipi, sayısı ve sefer sıklığını içeren bir plan öneriyoruz. Fiyat araç başı hesaplanıyor.
MICE transferinde katılımcı listesi son anda değişirse ne olur?
Liste değişiklikleri MICE organizasyonlarının doğal bir parçası. Etkinlik öncesinde gelen güncellemeleri plana işliyor, araç sayısını ve sefer saatlerini buna göre yeniden düzenliyoruz. Etkinlik günündeki son dakika değişikliklerini ise koordinatörümüz organizatörün sorumlusuyla WhatsApp üzerinden yönetiyor. Planda yedek araç kapasitesi bırakılmışsa ek katılımcılar beklemeden taşınabiliyor.
Kongre transferinde fatura organizatöre mi kesiliyor?
Faturayı operasyonu kim satın alıyorsa ona düzenliyoruz: kongre organizatörü, ajans ya da etkinliği yapan kurum. Kurumsal fatura kesiyor, düzenli etkinlik yapan müşterilerle sözleşmeli çalışıyoruz. Etkinlik sonunda gerçekleşen sefer sayısını paylaşarak mutabakatı kolaylaştırıyoruz. Ödeme genellikle havale ile yapılıyor; fatura bilgilerini teklif aşamasında iletmeniz yeterli.
Mersin’de toplantı transferi için Sprinter mı otobüs mü tercih edilmeli?
Bu, aynı anda taşınacak kişi sayısına ve mekânın araç yanaşma koşullarına bağlı. Orta büyüklükteki gruplar için VIP donanımlı Sprinter hem konfor hem esneklik sağlarken, kalabalık tek seferlik hareketlerde otobüs daha verimli olabiliyor. Çoğu toplantıda ikisinin karması en iyi sonucu veriyor. Program ve katılımcı sayısını paylaşırsanız size uygun kombinasyonu öneriyoruz.
Kongre ve MICE transferiniz için ilk adım
Etkinlik tarihleri, mekân ve tahmini katılımcı sayısı belli ise planlamaya hemen başlayabiliriz. Rezervasyon formunu doldurun ya da programı WhatsApp’tan EcrinVIP operasyon ekibine gönderin. Kesinleşmemiş bir katılımcı listesi de yeterli; ilk taslak planı onunla birlikte kuralım.