Kalabalık bir kafilenin havalimanında dağılması birkaç dakika sürer, yeniden toplanması ise bazen bir saat. Kongre katılımcıları, fuar heyetleri, spor kafileleri ve resmî ziyaret grupları bu yüzden karşılamanın ilk anından itibaren düzen bekler. Gaziantep Havalimanı grup transferi tam bu düzeni kurmak için var: EcrinVIP olarak yolcu listenizi ve uçuş bilgilerinizi alıyor, her yolcuyu hangi araca bineceği belli olacak şekilde planlıyor ve grubu geliş katından otele ya da etkinlik alanına tek bir akış içinde taşıyoruz.
Karışıklık yok. Kimse otoparkta “bizim araç hangisi?” diye dolaşmıyor.
Gaziantep Havalimanı grup transferi nasıl planlanır?
Grup transferinde işin büyük kısmı, uçak inmeden önce yapılıyor. Rezervasyon notlarında en çok karşımıza çıkan sorun, yolcu sayısının belli olup uçuş dağılımının belli olmaması. Oysa kırk kişilik bir grubun tamamı aynı uçakla gelmiyorsa — ki çoğu zaman gelmiyor — araç planı tamamen değişiyor. Bu yüzden şu sırayla çalışıyoruz:
- Kurum ya da organizasyon adına tek bir sorumlu kişi belirleyin; tüm değişiklikler bu kişi üzerinden yönetilsin.
- Yolcu listesini, her yolcunun uçuş numarasıyla birlikte gönderin.
- Listeyi iniş saatlerine göre gruplara ayırıyor, her dalga için uygun araç tipini ve sayısını öneriyoruz.
- Protokol yolcuları, engelli ya da hareket kısıtı olan katılımcılar ve fazla bagajı olanlar için ayrı not düşüyoruz.
- Araç planını ve araç başı sabit fiyatları transferden önce yazılı olarak onaylıyoruz.
- Transfer günü şoför ve plaka listesi WhatsApp üzerinden sorumlu kişiye iletiliyor; karşılama noktasında grup koordinatörümüz bekliyor.
- Program süresince otel, salon ve etkinlik transferlerini aynı plan üzerinden yürütüyoruz.
Uçuşları tek tek takip ettiğimiz için rötar olan bir uçuştaki yolcular diğer grubu bekletmiyor. Erken inen yolcular kendi araçlarıyla yola çıkıyor, geciken uçuş için ayrı bir araç yeni saate göre bekliyor.
Gaziantep heyet transferi ve kongre karşılamasında protokol
Resmî heyetlerde ve kongrelerde karşılama, bir ulaşım hizmetinden çok kurumun misafirine verdiği ilk izlenim. Bu nedenle küçük ayrıntılara özellikle dikkat ediyoruz. Karşılama tabelasında kişi adı yerine kurum ya da etkinlik adını kullanabiliyoruz; protokol misafirleri için grup araçlarından ayrı, Mercedes Vito VIP Executive gibi daha özel bir araç planlayabiliyoruz.
Kongre katılımcıları farklı şehirlerden ve ülkelerden geldiğinde iletişim de önem kazanıyor. Koordinatörümüz karşılama noktasında yolcu listesini kontrol ediyor, eksik ya da geciken katılımcıyı sorumlu kişiye anlık olarak bildiriyor. Gaziantep kongre transferi taleplerinde en sık istenen şey, katılımcıların otele yerleşme sürecinin hızlı geçmesi; bunun için otelle önceden yazışmanızı ve oda listesini hazır tutmanızı öneriyoruz.
Yolcu listeleri yalnızca transfer planlaması amacıyla kullanılıyor. Kimlik bilgisi değil, ad, soyad, uçuş numarası ve iletişim numarası bizim için yeterli. Yabancı katılımcılar için listede tercih ettikleri dili de belirtirseniz karşılamada kimin İngilizce ya da başka bir dilde yönlendirmeye ihtiyaç duyduğunu önceden biliriz.
Spor kafileleri ve ekipmanlı ekipler: bagaj ayrı bir plan ister
Bir spor takımının havalimanı çıkışı, sıradan bir grubun çıkışına benzemez. Oyuncular, teknik ekip, sağlık ekibi ve malzemeciler aynı anda iner; yanlarında forma çantaları, ekipman sandıkları, bazen de büyük boyutlu spor malzemesi vardır. Bagaj kapasitesi yetersiz bir araç, tüm planı bozar.
Bu yüzden spor kafileleri, film ve yayın ekipleri ya da ekipmanla gelen teknik ekipler için bagaj listesini ayrıca istiyoruz. Yolcu sayısı kadar bagaj hacmine de bakıyor, gerektiğinde yolcular için ayrı, ekipman için ayrı araç planlıyoruz. Maç ya da etkinlik saatine bağlı programlarda havalimanından otele, otelden salona ya da stadyuma uzanan zinciri tek bir zaman çizelgesi üzerinde kuruyoruz. Gaziantep Stadyumu gibi büyük alanlarda takım otobüsünün hangi girişten yanaşacağını organizasyonla önceden teyit etmenizi rica ediyoruz.
Araç seçenekleri ve doğru kombinasyon
Grup transferinde tek bir büyük araç her zaman en iyi çözüm olmuyor. Uçuş dağılımına ve yolcu profiline göre farklı araçları birlikte kullanıyoruz:
- Mercedes Vito VIP: Protokol misafirleri, konuşmacılar ve erken ya da geç inen küçük alt gruplar için.
- Mercedes Sprinter VIP: Orta büyüklükteki heyetler ve yöneticilerden oluşan ekipler için konforlu bir ara çözüm.
- Midibüs: Aynı uçakla gelen kalabalık gruplar ve kısa mesafeli etkinlik transferleri için ekonomik bir seçenek.
- Otobüs: Büyük kongre ve kafile karşılamaları için; bagaj hacmi yüksek olduğundan spor takımları da sık tercih ediyor.
Fiyatlar kişi başı değil araç başıdır ve her araç için ayrı ayrı yazılı olarak onaylanır. Ödemeyi havale ile ya da araçta nakit veya kartla yapabilirsiniz. Kurumlar, dernekler ve organizasyon şirketleri için kurumsal fatura kesiyor, düzenli etkinlik düzenleyen kurumlarla sözleşmeli çalışıyoruz. EcrinVIP ile çalışan organizasyon ekiplerinin en çok değer verdiği şey, tüm değişikliklerin tek bir iletişim kanalı üzerinden yürümesi.
Dönüş günü: dağınık uçuşlar, toplu çıkış
Etkinliğin son günü çoğu zaman en karışık gün. Katılımcıların bir kısmı öğlen, bir kısmı akşam, bazıları ertesi sabah uçuyor. Otelden çıkış saatleri, bagajın resepsiyonda bekletilmesi, son oturumun uzaması gibi değişkenler aynı anda devreye giriyor.
Dönüş planını da uçuş saatlerine göre dalgalar halinde kuruyoruz. Her dalga için alış saatini kalkış saatinden geriye doğru hesaplıyor, terminal yoğunluğunu ve trafiği hesaba katarak pay bırakıyoruz. Sorumlu kişiye dönüş günü için ayrı bir araç ve saat listesi gönderiyoruz; son dakika değişikliklerini yine bu liste üzerinden güncelliyoruz. İptal ya da yolcu sayısında değişiklik olursa ne kadar erken haber verirseniz planı o kadar sağlıklı yeniden düzenleriz.
Gaziantep grup ve heyet transferi hakkında sık sorulanlar
Gaziantep Havalimanı’ndan en fazla kaç kişilik grup transferi yapılabiliyor?
Grup büyüklüğü için sabit bir üst sınır vermiyoruz, çünkü büyük grupları otobüs, midibüs ve Sprinter araçlarını birlikte kullanarak planlıyoruz. Belirleyici olan, yolcu sayısı kadar uçuşların dağılımı ve bagaj hacmi. Yolcu listesini ve uçuş bilgilerini gönderdiğinizde size araç sayısı ve tipleriyle birlikte yazılı bir plan ve sabit fiyat sunuyoruz.
Grup üyeleri farklı uçuşlarla gelirse transfer nasıl işliyor?
Yolcu listesini iniş saatlerine göre dalgalara ayırıyor ve her dalga için ayrı araç planlıyoruz. Böylece erken inen katılımcılar diğerlerini beklemeden otele ya da etkinlik alanına geçiyor. Her uçuşu ayrı ayrı takip ettiğimiz için rötar olan uçuştaki yolcular için şoför yeni saate göre bekliyor ve bu bekleme ek ücrete yansımıyor.
Kurumsal fatura ve sözleşmeli çalışma mümkün mü?
Evet. Kurumlar, dernekler, spor kulüpleri ve organizasyon şirketleri için kurumsal fatura kesiyoruz. Yıl içinde düzenli olarak kongre, toplantı ya da kafile transferi ihtiyacı olan kurumlarla sözleşmeli çalışma düzeni kurabiliyoruz. Ödeme havale ile ya da araçta nakit veya kartla yapılabiliyor; fiyatlar araç başı olarak transferden önce yazılı biçimde onaylanıyor.
Son dakikada yolcu sayısı değişirse ne oluyor?
Değişikliği sorumlu kişi üzerinden WhatsApp ile iletmeniz yeterli. Yolcu sayısı artarsa uygun bir ek araç planlamaya, azalırsa araç planını yeniden düzenlemeye çalışıyoruz. Ne kadar erken haber verirseniz çözüm o kadar kolay oluyor; transfer saatine çok yakın değişikliklerde araç uygunluğuna göre hareket ediyoruz. Güncellenen planı ve fiyatı her zaman yazılı olarak paylaşıyoruz.
Program süresince otel ve etkinlik alanı arasındaki transferleri de yapıyor musunuz?
Evet. Havalimanı karşılamasıyla başlayan planın içine program boyunca otel, kongre salonu, yemek ve etkinlik alanı arasındaki transferleri de ekleyebiliyoruz. Tüm hareketleri tek bir zaman çizelgesinde topluyor, değişiklikleri aynı koordinatör üzerinden yönetiyoruz. Etkinlik programını ve mekân adreslerini gönderirseniz araç planını ona göre hazırlıyoruz.
Grubunuzun planını bugün başlatın
Sayfanın üstündeki rezervasyon formuna etkinlik tarihlerini, tahmini yolcu sayısını ve varış noktasını yazın; Gaziantep Havalimanı Grup ve Heyet Transferi için ilk fiyat görünümünü alın. Ardından yolcu listesini ve uçuş bilgilerini WhatsApp üzerinden gönderin; EcrinVIP operasyon ekibi iniş dalgalarına göre araç planını hazırlayıp sorumlu kişiye yazılı olarak iletsin.